Пройдя путь совершенствования собственных производственных бизнес-процессов, Росатом наработал уникальный опыт и теперь делится своими компетенциями повышения эффективности с различными управленческими командами, в том числе в системе государственного и муниципального управления.

Пять принципов в основе

В 2017 году по инициативе Госкорпорации стартовал проект «Эффективный регион», который она реализует совместно с субъектами Федерации с целью оптимизации и улучшения процессов в любых сферах жизнедеятельности региона с использованием принципов и методов производственной системы Росатома (ПСР).

В ее основе пять принципов, которые призывают сотрудников быть внимательными к требованиям заказчика; решать проблемы на месте их возникновения; встраивать качество в процесс, не производить брак; выявлять и устранять любые потери; быть примером для коллег. Инструментарий ПСР действительно позволяет достичь высоких результатов в различных областях: на производстве, в офисных процессах, социальной сфере, при оптимизации работы власти.

Эффективный регион

Отметим, что образовательные мероприятия и реализация бережливых проектов в Томской области начались после того, как летом 2023 года губернатор Владимир Мазур и гендиректор ГК «Росатом» Алексей Лихачев подписали соглашение о вступлении Томской области в проект «Эффективный регион». Госкорпорация, согласно документу, должна была помочь внедрить в регионе технологию бережливого управления в деятельность чиновников и гражданских служащих. В том же году обучение оптимизации управленческих процессов на региональном уровне прошли 287 чиновников, гражданских служащих и сотрудников подведомственных учреждений, а на следующий год, в 2024-м, было реализовано более 20 проектов.

Убедились на примере: ПСР полезна в любой сфере!

Обучение северских команд предприятий и учреждений инструментам бережливого управления в рамках проекта «Эффективный регион» началось на прошлой неделе. Северск, как и еще семь городов присутствия предприятий Рос­атома, в этот бережливый проект попал в так называемую третью волну обучения, которая началась в марте этого года (отметим, что первая волна с охватов девяти атомных городов началась в январе 2024 года, вторая с охватом четырех закрытых городов – в апреле 2024 года).

17 октября в Учебно-тренировочном и информационном центре АО «СХК» прошел первый такой семинар (а всего их будет шесть) для 16 сотрудников структурных подразделений администрации города и подведомственных учреждений.

Перед тем руководитель проекта АО «ПСР» Госкорпорации «Росатом» Наталья Дубровская пояснила:

- Северск вступил в проект. И сейчас здесь на многих площадках будут внед­ряться бережливые технологии через проектную деятельность, которая нам помогает убрать все потери, сделать процессы более прозрачными, понятными. Когда люди начинают вникать в это, жизнь становится интереснее. Они понимают, что улучшают свою работу, например, оказывая услуги населению, которое видит, что о нем заботятся. И получается, что эти положительные эмоции распространяются на весь город.

- То есть в результате обучения слушатели разрабатывают бережливые проекты, быстрореализуемые инициативы по оптимизации процессов управления, при которой учитываются потребности различных слоев населения, а также повышается мотивация сотрудников учреждения?

- Совершенно верно.

- Наталья Юрьевна, приведите примеры того, как организация работы, основанная на минимизации лишних действий и затрат, приводила к нужному результату. На что вы как эксперт, куратор многих бережливых проектов прежде всего обращали внимание?

- До закрытых городов я работала с федеральными органами. Мы улучшали процессы в разных направлениях, в том числе выстраивали процессы на стыках всех организаций. 
Выявляли, где находятся потери, в частности, они были в излишнем согласовании документов, которых много было в бумажном варианте. Смотрели, как же эти документы упростить, чтобы убрать вот эту ручную рутину. Очень много сделали для перевода документов в электронный вид, разработав шаблоны, стандартные схемы, убрали лишние документы.

Другой пример, касающийся ресурсников одного из российских регионов. Заходим к газовщикам – один комплект документов, в водоканале – другой комплект документов, у электриков – третий комплект документов. И получалось, что у нас инвесторы все это ищут, собирают, надо полагать, что все сроки затягивались. Сейчас документы унифицированы, они просто загружаются в базу данных, и ресурсники их разбирают и согласовывают по техприсоединению.

Или возьмем образование. Там мы сделали акцент на отчетные документы. Мы постарались их унифицировать и систематизировать информационную систему.

В медицине у нас работа была направлена на то, чтобы пациентам в поликлинике было комфортно, чтобы они чувствовали, что о них заботятся. Каким образом? Внедрили электронные карточки больных. Таким образом, историю болезней пациента любой врач при обращении к нему видит в электронном виде. Карточку не нужно заполнять вручную, ее нельзя забыть в каком-либо кабинете или потерять.

16 инструментов для эффективных управленцев

- Наталья Юрьевна, расскажите об инструментах бережливого управления, которым обучаются участники таких семинаров.

- Всего у нас 16 инструментов, которые помогают улучшать процессы. Назову самые основные. Первый – это методика ведения проектов, дающая понимание, из каких этапов они состоят. Второй инструмент – картирование, когда мы расписываем процессы, поэтапно каждый шаг за шагом.

Далее мы должны понимать, что такое потери (их, основных, семь), уметь разглядеть их, выявить коренные. И для этого есть свой инструмент.

Проанализировав свои рабочие процессы, мы ищем способ улучшить их. В этом нам помогут стандартизированные работы – один из самых интересных и сложных инструментов.

Есть проблема? Есть решение!

В начале семинара его участники назвали проблемы, которые возникают в их работе. Многие говорили о большом объеме отчетной информации, которую приходится подготавливать, отвечая на запросы департаментов и других ведомств. При этом некоторые отмечали, что да, количество бумаг сократилось, но каждый раз возникают какие-то попутные отчеты, которые нужно срочно подготовить. Назывались и другие проблемы.

Также участники семинара решали кейс. В деловой лексике к этому понятию принято относить описание конкретной ситуации и способ ее разрешения, включая описание исходной ситуации, решения и пути, выбранные участниками, их действия и, конечно, полученный результат.

Зная о том, что директор Северского музыкального театра Павел Никитин пришел на семинар с готовым проектом бережливого управления, мы спросили его об этом, а также – о нынешнем обучении.

- Да, у нас проект практически готов, мы находимся в стадии его завершения, - подтвердил Павел Иванович. - Подобные проекты направлены на оптимизацию, на выявление каких-то сложных моментов, которые могли бы сделать деятельность учреждения более эффективной. И мы в театре реализуем проект по развитию внутренних коммуникаций, которые включают в себя работу с людьми. Стандартные совещания, планерки – это свойственно для всех. Но мы ввели систему электронного расписания, адаптировав его под театр. И сейчас находимся в процессе настройки этого электронного расписания, что нам позволяет сокращать время от постановки задачи до ее выполнения, и самое главное – от постановки задачи до начала работы над ней.

Эта система позволяет очень хорошо контролировать процесс, потому что он становится прозрачным. С помощью электронного расписания видно, какие цеха чем заняты; кто и когда у нас вовлечен в репетиции, выезды, гастроли, показ спектаклей, интермедии, экскурсии и так далее.

И у нас выстраивается система: конт­роль на всех уровнях от постановки задачи до ее выполнения, что приводит к ускорению всех процессов, которые связаны с управленческой деятельностью. Дело в том, что штат сотрудников СМТ довольно-таки большой - около 200 человек, много разных цехов, которые находятся в отдалении друг от друга и у которых совершенно разные задачи. Но в итоге мы все должны работать на один результат. Система электронного распи­сания позволяет нам все рабочие процессы делать более прозрачными, более понятными и во времени более сжатыми.

- Когда вы начали работать над этим проектом?

- Мы начали работать над этим проектом в апреле этого года. Сначала выявили «болевые точки». Создали фокус-группу, привлекли сотрудников. Затем провели обучение. И с начала творческого сезона начали тестировать систему. Сейчас мы в процессе работы выявляем какие-то слабые места, устраняем их. Но уже видим определенные положительные результаты! 

- А почему вы решили заняться этим проектом?

- Поняли, что существуют проблемы, что их нужно решать, что нужно развиваться. Обучение, в частности, помогло разные слабые места увидеть. Потому что на самом деле спикеры на семинаре со знанием дела рассказывали и показывали слайды, что очень сильно систематизирует картину и позволяет правильно расставить приоритеты. Говорили, на что нужно еще внимание обратить. Мало того, мы встречались с руководителями этого образовательного проекта. И они нам дали дельные рекомендации, подсказали, что мы упустили из виду. С учетом этого будем доводить наш проект, нашу систему до совершенства.

- Какой кейс вы решали на семинаре?

- Подготовка каждого документа в управленческой системе подразумевает составление его в текстовой редакции, направление документа в последующее звено, согласование, а далее возможен возврат документа назад и его доработка, а потом вновь по цепи... Обычная рутинная история, которая растягивается во времени. В рамках проектной деятельности мы можем сократить это время, исключить зону ожидания, ускорить процесс подготовки документа.

Поэтому, конечно, в обучении есть плюс: время можно экономить, работать более эффективно, выполняя поставленную задачу на отлично!

Александр ЯКОВЛЕВ
Фото автора